NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CONFORM ART. 13 SI 14 DIN REGULAMENTUL (UE) NR. 2016/679[1]

Clever Tech S.R.L., o societate cu răspundere limitată, organizată și funcționând în condițiile legii din Romania, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului din Romania cu numărul J40/10163/2011 şi CUI 29018871, cu sediul social în str. Piața Mare nr. 1, cam. 2, bl. 11, sc. 1,  etaj 1, ap. 4, sector 2, București, România, tel. 0758.555.500, e-mail office@clevertaxi.com,reprezentată legal de dl. Mihai Cosmin Rotaru, (denumită în continuare noi, Cleversau Operatorul de date) vă comunicăm această Notă de informare pentru a vă oferi o imagine de ansamblu asupra practicilor noastre cu privire la colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal (denumite în continuare Prelucrarea) informațiilor de orice fel despre dumneavoastră (denumită în continuare Persoană vizată) (denumite în continuare Date cu caracter personal”). De fiecare dată când folosim un termen tehnic preluat din legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor, îl vom explica în paranteză prima dată (ca și mai sus), iar apoi îl vom utiliza în continuare, termenul având sensul definit.

I.        Categorii de Date cu caracter personal

Prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal incidente (denumite în continuare Date referitoare la Persoana vizată), precum și anumite Categorii speciale de date cu caracter personal despre dumneavoastră (i.e., CNP, seria şi numărul CI, numărul de asigurare socială sau de sănătate - denumite în continuare Categorii speciale de date referitoare la Persoana vizată).

Cu titlu general, precizăm că putem prelucra Datele dumeavoastră cu caracter personal în calitatea dumneavoastră de:

  1. Membru (angajat, colaborator etc.) al unui partener contractual al nostru (persoană juridică) în vederea menținerii relației contractuale cu societatea din care faceți parte. Pentru a putea colabora cu societatea din care faceți parte (inclusiv pentru a comunica cu dumneavoastră pentru soluționarea eventualelor probleme pe care societatea dumneavoastră sau Clever le întâmpină în legătură cu contractul dintre acestea), va trebui să prelucrăm date cu caracter personal care se referă la dumneavoastră.

În acest caz, ne vom întemeia prelucrările pe interesele noastre legitime de a putea executa contractele pe care le-am încheiat cu alte societăţi și de a ne asigura că celelalte societăţi execută, la rândul lor, acele contracte, precum şi pe temeiuri legale, având în vedere obligaţiile noastre stabilite în temeiul legii.

  1. Partener contractual al nostru – persoană fizică pentru a putea stabili şi menţine relații contractuale cu dumneavoastră. Este necesar să prelucrăm anumite informații care se referă la dumneavoastră pentru a putea iniţia și menține colaborarea cu dumneavoastră. În acest caz, ne vom baza prelucrarea datelor cu caracter personal care se referă la dumneavoastră pe necesitatea prelucrării în vederea încheierii/executării contractului dintre dumneavoastră și noi, precum şi pe temeiuri legale.
  2. Destinatar al serviciului Clever Delivery sau Clever Horeca – putem prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal în calitatea dumneavoastră de destinatar al serviciului Clever Delivery sau serviciului Clever Horeca. În acest caz, prelucrarea va fi întemeiată pe interesul nostru legitim de a executa contractele pe care le-am încheiat cu partenerii noștri contractuali, precum şi pe interesul legitim al partenerilor noștri contractuali (e.g., restaurante, hoteluri, cafenele etc.), persoane juridice care utilizează Serviciile Clever Delivery si/sau dupa caz, Serviciile Clever Horeca în beneficiul dumneavoastră.
  3. Client ce solicită servicii de transport prin intermediul unui dispecerat – putem prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal în calitatea dumneavoastră de client al unui dispecerat, în situația în care acesta din urmă apelează la serviciile oferite de Clever pentru găsirea unui șofer.

Prelucrăm următoarele Date referitoare la Persoana vizată: Nume / prenume, adresă de email, date de contact (adresă de domiciliu, cod poştal, oraş), număr de telefon; Poziţie / Funcţie la locul de muncă; Număr de identificare angajat; Număr de identificare fiscală / detalii fiscale; Cont bancar; Număr de cont / număr client; Semnătură; Detalii referitoare la incident, respectiv date referitoare la autovehicul şi proprietarul autovehiculului, în cazul asigurărilor şi cazurilor de asigurare; Program de lucru / ore lucrate; Date referitoare la vânzător / client; Adresă/-e IP; Informaţii referitoare la salariu; Nume părinţi / familie; Date de transport; Imagini; Număr de comandă; Ţară.

În plus, prelucrăm următoarele Categorii speciale de date referitoare la Persoana vizată: CNP; Datele cuprinse în Cartea de Identitate.

II.        Scopurile, respectiv temeiul Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal

Cu titlu general, prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în următoarele scopuri:

Cu titlu particular, prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în următoarele scopuri, respectiv în baza următoarelor temeiuri legale:

DATE REFERITOARE LA PERSOANA VIZATĂ

Scopurile prelucrării

Categorii de date ale Persoanei vizate implicate

Bază legală

Scopuri legate de operaţiuni comerciale-operaţionale

  • Nume / prenume
  • Număr de telefon
  • Date de contact (adresă de domiciliu cod poştal, oraş)
  • Adresă/e de email
  • Cont bancar
  • Poziţie / Funcţie la locul de muncă
  • Număr de identificare angajat
  • CNP
  • Informaţii referitoare la salariu
  • Semnătură
  • Nume părinţi / familie
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)
  • Temeiul contractual (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR)
  • În baza unei obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR)

Scopuri legate de aspecte financiare şi audit

  • Nume / prenume
  • Adresă de email
  • Date de contact (adresă de domiciliu, cod poştal, oraş)
  • Număr de telefon
  • Număr de identificare fiscală / detalii fiscale
  • Cont bancar
  • Număr de cont / număr client
  • Semnătură
  • Program de lucru / Ore lucrate
  • Date referitoare la vânzător / client
  • Adresă/-e IP
  • Număr de identificare angajat
  • CNP
  • În baza unei obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR)
  • Temeiul contractual (art. 6 alin.1 lit. b) GDPR)
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin.1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de activităţi de control şi suport IT

  • Nume / Prenume
  • Poziţie / Funcţie la locul de muncă
  • Număr de telefon
  • Adresă de email
  • Program de lucru / ore lucrate
  • Adresă/-e IP
  • Date de identificare dispozitiv
  • Semnătură
  • Număr de identificare angajat
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de activităţi de sponsorizare

  • Nume / Prenume
  • Adresă
  • Adresă de email
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de activităţi de asigurare

  • Nume / Prenume
  • Număr de telefon
  • Datele cuprinse în Cartea de Identitate
  • Detalii referitoare la incident, respectiv date referitoare la autovehicul şi proprietarul autovehiculului
  • În baza unei obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR)
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de gestionarea transportului de documente

  • Nume / Prenume
  • Număr de telefon
  • Date de transport
  • Poziţie / Funcţie la locul de muncă
  • Imagini
  • Semnătură
  • Număr de cont / număr client
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de îndeplinirea unor obligaţii legale

  • Date de contact (adresă de domiciliu, cod poştal, oraş)
  • Numărul de asigurare socială sau de sănătate
  • Informaţii sociale şi psiho-sociale
  • În baza unei obligații legale (art. 6 lit. c) GDPR)

Scopuri legate de marketing

  • Nume / prenume
  • Adresă de e-mail
  • Adresă
  • Poziţie / Funcţie la locul de muncă
  • Număr de telefon
  • Număr de comandă
  • Magazin
  • Ţară
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)
  • În baza consimţământului (art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR)

Scopuri legate de servicii Clever Delivery sau servicii Clever Horeca

  • Nume / prenume
  • Adresă
  • Număr de telefon
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

Scopuri legate de servicii de dispecerat

  • Nume/prenume
  • Adresă
  • Număr de telefon
  • În baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR)

IV.         Surse de date

Datele cu caracter personal ale dumneavoastră pot fi colectate de noi din diverse surse cum ar fi:

V.        Transferuri de date, destinatari și temeiul legal al acestor transferuri

  1. Destinatari

Terți: Clever vă poate transfera datele unor agenții guvernamentale și de reglementare (de exemplu, autorităților fiscale), case naționale de asigurări sociale, instanțe și alte autorități guvernamentale, conform prevederilor legislației aplicabile, în baza Art. 6(1) (c) GDPR, și consultanților externi cu rol de operatori de date (de exemplu, avocați, contabili, auditori etc.) în baza Art. 6 (1) (f) GDPR.

Prestatori de servicii (din cadrul grupului Clever și din afara acestuia): În cadrul operațiunilor sale comerciale normale, Clever încheie contracte cu prestatori de servicii terți sau cu alte societăţi din cadrul grupului Clever în vederea desfășurării anumitor sarcini legate de resurse umane sau IT, de gestionare a resurselor umane la nivel global.

Când suntem obligați, în baza prevederilor locale, să prelucrăm Categorii speciale de date referitoare la Persoana vizată, aceste informații sunt transferate în afara țării doar dacă legea aplicabilă permite acest lucru.

  1. Transferuri de date transfrontaliere

Nu transferăm Datele dumneavoastră referitoare la Persoana vizată în afara Uniunii Europene.

VI.        Perioade de retenție

Datele cu caracter personal prelucrate în scopurile menționate în prezenta vor fi păstrate doar cât este necesar, pe durata relației dumneavoastră de muncă/colaborare stabilită cu furnizorul/operatorul economic/instituţia, etc. cu care Clever a stabilit relaţii contractuale, dar şi ulterior încetării raporturilor dumneavoastră contractuale în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabilesau în scopul documentării încetării adecvate a relației de colaborare (de exemplu, pentru autoritățile fiscale etc.). Dacă se inițiază o măsură legală, Datele cu caracter personal pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile şi/sau Politicii de Retenție a Datelor Clever ce poate fi regăsita aici https://www.clevertaxi.com/data_retention_policy.php.

În principiu, vă vom păstra Datele cu caracter personal pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom elimina/șterge Datele dumneavoastră cu caracter personal din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora. În toate cazurile, Datele cu caracter personal din contractele, comunicările și alte documente identificate poate fi supus unor cerințe legale de păstrare, care necesită, în principiu, păstrarea de până la 10 ani. Orice alte Date cu caracter personal vor fi, în principiu, șterse la 3 ani de la încetarea raportului de muncă/colaborare dintre dumneavoastră şi furnizorul/operatorul economic/instituţia, etc. cu care Clever a stabilit relaţii contractuale.

VII.        Drepturile dumneavoastră legale

În baza condițiilor prevăzute de legislația aplicabilă (GDPR), aveți următoarele drepturi:

  1. Dreptul de acces: Aveți dreptul de a vi se comunica, la cerere, dacă Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate, și dacă da, aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. Informațiile includ, printre altele, scopurile Prelucrării, categoriile de date cu caracter personal afectate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate sau le vor fi divulgate Datele dumneavoastră cu caracter personal.

Aveți dreptul de a obține o copie a Datelor cu caracter personal prelucrate. Pentru copii suplimentare, vă putem percepe o taxă rezonabilă, în baza costurilor administrative.

  1. Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal incorecte. În funcție de scopul Prelucrării, aveți dreptul de a completa Datele cu caracter personal incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.
  2. Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat): Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem Datele cu caracter personal.
  3. Dreptul la restricţionare: Aveți dreptul de a solicita restricționarea Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate de noi doar în anumite scopuri.
  4. Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi Datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat, în format structurat, comun și care poate fi citit de aparate, și aveți dreptul de a transmite aceste date unei alte entități fără obiecții din partea noastră.
  5. Dreptul de a obiecta: 

Aveți dreptul de a obiecta, pe motive legate de situația dvs., în orice moment, față de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către noi, și ni se poate solicita să nu vă mai prelucrăm datele cu caracter personal. Dacă aveți dreptul la obiecție și vi-l exercitați, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost.

Acest drept poate fi invalidat în special dacă prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară pentru formalitățile aferente încheierii unui contract sau pentru îndeplinirea unui contract deja încheiat.

Vă rugăm să luați în considerare faptul că drepturile de mai sus pot fi limitate în baza legislației naționale aplicabile privind protecția datelor. Clever, în calitate de partener contractual al dumneavoastră sau al angajatorului/colaboratorului dumneavoastră, rămâne punctul de contact central în vederea exercitării acestor drepturi.

De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Pentru exercitarea drepturilor menționate anterior, sau pentru orice întrebări vă rugăm să inaintați cererea dumneavoastră la adresa privacy@clevertaxi.com.

 /


[1] Regulamentul (UE) nr. 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (în continuare “Regulamentul general privind protectia datelor” sau “GDPR”).