Clever Tech SRL – Politica privind pastrarea datelor

POLITICA PRIVIND PASTRAREA DATELOR

  1. Scop

Scopul prezentei Politici privind pastrarea datelor este acela de a asigura pastrarea si protejarea adecvata a datelor si documentelor necesare ale Clever Tech SRL („Clever”) si de a asigura renuntarea la datele care nu mai sunt necesare companiei sau care nu mai au nicio valoare. Prezenta Politica privind pastrarea datelor are ca scop, de asemenea, ajutarea salariatilor Clever pentru a isi intelege obligatiile privind pastrarea documentelor in format electronic – inclusiv a e-mail-urilor, fisierelor online, fisierelor text, fisierelor audio si a filmelor, documentelor PDF, si a tuturor fisierelor Microsoft Office sau de alt format.

  1. Politica

Prezenta Politica privind pastrarea datelor reprezinta politica Clever cu privire la pastrarea si eliminarea datelor cu caracter personal.

  1. Principii generale

Exista o serie de principii generale importante care trebuie sa fie adoptate atunci cand este luata in considerare politica privind pastrarea si protejarea informatiilor. Acestea sunt:

  1. Informatiile trebuie sa fie detinute in conformitate cu toate dispozitiile legale, de reglementare si contractuale aplicabile;
  2. Informatiile nu trebuie sa fie detinute pentru o perioada de timp mai indelungata decat cea necesara;
  3. Protectia informatiilor, in ceea ce priveste confidentialitatea, integritatea si disponibilitatea acestora, trebuie sa fie in conformitate cu clasificarea de securitate aferenta;
  4. Informatiile trebuie sa ramana recuperabile in functie de cerintele societatii, in orice moment;
  5. Daca este cazul, documentele care contin date cu caracter personal trebuie sa fie supuse, cat mai curand posibil, tehnicilor care previn identificarea unei singure persoane fizice.

  1. Administrare

Va prezentam atasat, sub forma Anexei 1, un Program de Pastrare a Datelor, care este aprobat ca fiind programul initial de intretinere, pastrare si eliminare documentelor fizice ale Clever, precum si pastrarea si eliminarea datelor cu caracter personal. Responsabilul cu Protectia Datelor / Data Protection Officer („Administratorul”) este functionarul responsabil de administrarea prezentei Politici privind pastrarea datelor si de implementarea proceselor si a procedurilor pentru asigurarea respectarii Programului de Pastrare a Datelor. Administratorul este autorizat, de asemenea, pentru a: efectua ocazional modificari ale Programului de Pastrare a Datelor, pentru a se asigura ca acesta este in conformitate cu legislatia locala (si anume, Regulamentul UE 2016/679) si ca include documentele si categoriile de date corespunzatoare pentru Clever; monitoriza legislatia locala care afecteaza pastrarea datelor; revizui anual Politica privind Pastrarea Datelor; si monitoriza conformitatea cu aceasta Politica.

  1. Motive pentru Pastrarea Datelor

Clever nu doreste sa adopte pur si simplu o abordare de tip „salveaza totul”. Acest lucru nu este practic si nici eficient din punct de vedere al costurilor si ar reprezenta o povara excesiva pentru societate si personalul departamentului de IT, in vederea gestionarii cantitatii de date in continua crestere.

Cu toate acestea, unele date trebuie sa fie pastrate pentru a se proteja interesele societatii, pastrarea dovezilor si, in general, pentru conformitatea cu bunele practici ale societatii. Printre motivele pentru pastrarea datelor se numara si:

• Litigii

• Investigarea accidentelor

• Investigarea incidentelor de securitate

• Cerinte de reglementare

• Pastrarea drepturilor de proprietate intelectuala

  1. Aplicabilitate

Prezenta Politica privind pastrarea datelor se aplica tuturor informatiilor in format fizic, generate pe parcursul functionarii Clever, inclusiv datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate. Aceasta se aplica si documentelor in format electronic descrise mai sus.


ANEXA 1 – PROGRAMUL DE PASTRARE A DATELOR

Programul de Pastrare a Datelor este organizat dupa cum urmeaza:

TEMA PE SECTIUNI

  1. Informatii contabile si financiare
  2. Contracte
  3. Informatii privind societatea
  4. Corespondenta si memorandumuri interne
  5. Documente in format electronic
  6. Informatii privind asigurarile
  7. Fisiere si documente juridice
  8. Diverse
  9. Documente privind statul de plata
  10. Documente privind pensiile
  11. Informatii privind personalul
  12. Informatii imobiliare
  13. Informatii fiscale

  1. INFORMATII CONTABILE SI FINANCIARE

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Rapoarte de Audit Anuale si Situatii Financiare

10 ani

Rapoarte de Audit Anuale, care cuprind lucrari si alte documente legate de audit

10 ani de la finalizarea auditului

Planuri si Bugete Anuale

10 ani

Extrase Bancare si Cecuri Anulate

10 ani

Rapoarte privind Cheltuielile cu Salariatii

10 ani

Registre pentru Cheltuielile Profesionale

10 ani

Registre de tip Cartea Marea

10 ani

Lista articolelor de inventar

5 ani

Contabilizarea diferitelor operatiuni

5 ani

  1. CONTRACTE COMERCIALE SI CORESPONDENTA AFERENTA

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Contracte Comerciale si Corespondenta Aferenta (inclusiv orice propunere care rezulta din contract si din toate celelalte documente justificative)

Din moment ce aceste documente vor fi utilizate pentru intocmirea registrelor contabile, societatea va trebuie sa respecte norma generala de arhivare a documentelor contabile, si anume, aceste documente vor trebui sa fie arhivate pe o perioada generala de 10 ani.

Pe o tema similara, va rugam sa remarcati faptul ca potrivit prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, entitatile au obligatia sa pastreze registrele in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, evaziunii sau comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.

  1. INFORMATII PRIVIND SOCIETATEA

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Informatii privind societatea (registre ale proceselor verbale, procesele verbale semnate ale Consiliului de Administratie si ale tuturor consiliilor, stampilele societatii, Actul Constitutiv, statutul societatii)

Conform mentiunii din sectiunea Contracte Comerciale si Corespondenta Aferenta

Registre de tip Cartea Marea

5 ani

Informatii privind vanzarile si achizitiile

10 ani incepand cu incheierea exercitiului financiar pentru care au fost intocmite, aplicabila pentru poate situatiile financiare, registrele contabile si documentele justificative

Societatile care utilizeaza sisteme informatice pentru prelucrarea automata a datelor contabile au obligatia de a pastra respectivele date pe mijloace tehnice de stocare o perioada de 10 ani.

Imputerniciri ale salariatilor pentru efectuarea de operatiuni bancare in vederea initierii unor noi relatii de afaceri

3 ani de la incheierea mandatului

  1. CORESPONDENTA SI MEMORANDUMURI INTERNE

Majoritatea corespondentei si a memorandumurilor interne trebuie pastrata pe aceeasi perioada ca documentul de care apartin sau pe care il justifica. De exemplu, o scrisoare referitoare la un anumit contract trebuie sa fie pastrata pe aceeasi perioada in care este pastrat contractul. Se recomanda ca informatiile care justifica un anumit proiect sa fie pastrate impreuna cu proiectul si sa li se atribuie perioada de pastrare aferenta respectivului proiect special.

  1. DOCUMENTE IN FORMAT ELECTRONIC
  1. Corespondenta electronica: Nu toate e-mail-urile trebuie sa fie pastrate, in functie de subiectul acestora.
  1. Documente in format electronic: inclusiv fisiere Microsoft Office si PDF si inregistrari audio. Si in acest caz pastrarea depinde de subiectul documentelor. Perioada de timp in care fisierele text/formatate (de ex., documente Microsoft Word) /fisiere PDF trebuie pastrate, trebuie sa se bazeze pe continutul fisierului si categoria conforma diferitelor sectiuni ale prezentei politici. In caz contrar, perioada maxima in care trebuie pastrate fisierele text/formatate (de ex., documente Microsoft Word) /fisiere PDF este de 10 ani. Fisierele pe care personalul le considera vitale pentru indeplinirea sarcinilor de serviciu trebuie sa fie arhivate in spatiul de lucru dedicat personalului.

  1. INFORMATII CU PRIVIRE LA ASIGURARI

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Dosare pentru Cereri de Despagubire (inclusiv corespondenta, informatii medicale, documentatie prind vatamari etc.)

Conform mentiunii din sectiunea Contracte Comerciale si Corespondenta Aferenta sau pentru o perioada de timp mai indelungata, in functie de specificitatea cazului.

Inspectii

Conform mentiunii din sectiunea Contracte Comerciale si Corespondenta Aferenta.

Polite de Asigurare (inclusiv polite expirate)

Conform mentiunii din sectiunea Contracte Comerciale si Corespondenta Aferenta.

  1. FISIERE SI DOCUMENTE JURIDICE

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Memorandumuri si Opinii Juridice (inclusiv toate fisierele aferente unor anumite teme)

Permanent

Dosare Litigii

3 ani de la expirarea apelurilor sau de la momentul initierii apelurilor, sau o perioada de timp mai indelungata, in functie de specificitatea cazului (de ex. aspecte imobiliare).

  1. DIVERSE

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Solicitari suport

3 ani

Comenzi taxi

10 ani

Date cont pasager/sofer

Pana la exercitarea dreptului de stergere/10 ani pentru datele ce constituie documente justificative.

  1. DOCUMENTE PRIVIND STATUL DE PLATA

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Cartele de pontaj; pontaje pentru sistemul de lucru in acord; tabele privind rata salariilor; niveluri de remunerare; programe de lucru; informatii privind castigurile; informatii privind majorari sau scaderi ale salariilor; informatii pe care se bazeaza calcule ale salariilor

Potrivit legislatiei romane, nu exista prevederi specifice cu privire la perioada de pastrare a acestor date. Cu toate acestea, in cazul in care aceste documente pot fi considerate documente financiare – contabile si/sau documente privind statul de plata, legea locala poate impune o perioada de pastrare intre 10 si 50 de ani (in functie de tipul documentului).

Alte informatii privind statele de plata

50 ani

Registre privind statele de plata (brut si net)

50 ani

Comisioane/Bonusuri/Stimulente/Premii

50 ani

        

  1. DOCUMENTE PRIVIND PENSIILE SI DATE JUSTIFICATIVE PRIVIND SALARIATII

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Informatii privind iesirea la pensie si pensiile

10 ani

  1. INFORMATII PRIVIND PERSONALUL

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Informatii medicale ale salariatilor

3 ani de la incetarea angajarii

Date cu caracter personal ale salariatului (inclusiv formulare de cerere, evidente privind schimbari ale locului de munca sau ale statusului, CV, evaluari ale performantei, documentele pentru incetarea angajarii, informatii ascunse, rezultate ale testelor, informatii privind formarea profesionala si calificarile aferente, caziere juridice)

10 ani de la incetarea angajarii

Contracte de munca – persoane fizice

10 ani de la plecarea angajatului

Documente de angajare – Corespondenta cu Agentiile de Plasare a Fortei de Munca si Publicarea Anunturilor de Angajare

3 ani de la data deciziei de angajare

Informatii privind angajarea – toti solicitantii care nu sunt angajati (inclusiv toate cererile si CV-urile – indiferent daca sunt solicitate sau nesolicitate, rezultate ale examinarilor ulterioare ofertelor, anterioare angajarii, rezultate ale verificarilor antecedentelor, daca este cazul, corespondenta aferenta)

3 ani

Fise ale posturilor

3 ani de la inlocuire

Inregistrarile camerelor de supraveghere cu circuit inchis

30 zile

  1. INFORMAŢII IMOBILIARE

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Corespondenta, Acte de Proprietate, Evaluari, Licente, Drepturi de Trecere

Permanent

Contracte Originale de Achizitie/Vanzare/Leasing

Permanent

Polite de Asigurare a Bunurilor Imobile

Permanent

  1. DATE FISCALE

Tip de informatii

Perioada de pastrare

Documente privind scutirea de la plata impozitelor si corespondenta aferenta

10 ani de la incheierea exercitiului financiar pe parcursul caruia au fost colectate aceste informatii.

Informatii fiscale privind accizele

10 ani de la incheierea exercitiului financiar pe parcursul caruia au fost colectate aceste informatii.

Informatii fiscale privind statul de plata

10 ani de la incheierea exercitiului financiar pe parcursul caruia au fost colectate aceste informatii.

Facturi Fiscale, Chitante, Extrase

10 ani de la incheierea exercitiului financiar pe parcursul caruia au fost colectate aceste informatii.

Aprobat de

Alexandru Dumitru - Administrator

___________________________

Revizuit: 15 august 2018

Redactat: 25.05.2018