NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ALE CANDIDAŢILOR

I. Introducere

Clever Tech S.R.L., o societate cu răspundere limitată, organizată și funcționând în condițiile legii din Romania, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului din Romania cu numărul J40/10163/2011 şi CUI 29018871, cu sediul social în str. Piața Mare nr. 1, cam. 2, bl. 11, sc. 1, etaj 1, ap. 4, sector 2, București, România, tel. 0758 555 500, e-mail office@clevertaxi.com,reprezentată legal de dl. Mihai Cosmin Rotaru, în calitate de entitate care desfășoară procesul de recrutare (denumită în continuare „noi”, „Clever” sau „Operatorul de date”) vă comunicăm această Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților (denumită în continuare „Nota de informare”), pentru a vă oferi o imagine de ansamblu asupra practicilor noastre cu privire la colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal (denumite în continuare „Prelucrarea”).

II. Categorii de date cu caracter personal

Pentru scopul Prelucrării menționat la punctul III de mai jos, prelucrăm datele cu caracter personal ale dumneavoastră furnizate în cadrul procesului de recrutare - denumite în continuare „Date cu caracter personal”, după cum urmează: nume, prenume, numărul de telefon, adresa de domiciliu, adresa de e-mail, cetățenia, naționalitatea, data nașterii, țara nașterii, informații privind studiile realizate, informații privind pregătirea profesională, informații privind angajatorii anteriori,, fotografii furnizate în cadrul CV-ului dumneavoastră (dacă este cazul), date furnizate în cadrul scrisorilor de intenție furnizate (dacă este cazul), disponibilitatea pentru relocare după angajare.

III. Scopul Prelucrării

Prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în scopul recrutării dumneavoastră ca angajat al Clever, cuprinzând acţiunile specifice acestei activităţi, astfel cum vor fi detaliate în cele ce urmează. Vom utiliza Datele cu caracter personal, astfel cum vor fi furnizate de dumneavoastră către Clever, doar în scopul menționat în această Notă de informare.

Clever prelucrează Datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a identifica și evalua candidatura dumneavoastră, a aptitudinilor, calificărilor și intereselor față de poziția disponibilă pentru care ați fost contactat, organizarea și desfășurarea interviurilor și selectarea și recrutarea dumneavoastră, efectuarea de verificări, conform cerințelor legislației locale aplicabile.

IV. Temeiul Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal

În general, procesarea Datelor cu caracter personal este necesară în vederea desfășurării activității specifice scopului Prelucrării, mai exact, recrutării dumneavoastră ca angajat al Clever.


În general, vi se solicita să furnizați Datele dumneavoastră cu caracter personal în mod obligatoriu, cu excepția situațiilor limitate în care vă comunicăm că anumite informații sunt facultative. Dacă nu ne oferiți respectivele date cerute a fi furnizate în mod obligatoriu, procesul HR de recrutare poate fi întârziat sau chiar imposibil.

Pentru a putea prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal, Clever se bazează pe diferite temeiuri juridice, după cum urmează:

i) Prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră ca temei juridic pentru colectarea, prelucrarea și utilizarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal, astfel cum este permis de legea aplicabilă;

ii) Prelucrarea este necesară pentru a face demersurile necesare înaintea încheierii contractului de muncă între dumneavoastră și Clever, în eventualitatea în care sunteţi declarat admis în urma procedurii de recrutare;

iii) Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale, cum ar fi obligaţia de informare a persoanei selectate în vederea angajării, potrivit prevederilor art. 17 din Codul Muncii;

iv) Prelucrarea este necesară în scopul interesului legitim al societății de a prelucra respectivele date. În desfășurarea activității sale, Clever angajează personal calificat fiecărei poziții deschise, astfel încât solicitarea de personal să fie satisfăcută, să administreze și să desfășoare în continuare activitățile sale.

V. Transferuri de date, destinatari și temeiul legal al acestor transferuri

1. Destinatari

Alte societăți din grup: Transferăm Datele dumneavoastră cu caracter personal altor companii din grupul Intelligent Apps GmbH, în măsura permisă de legislația aplicabilă pentru interesele legitime ale Clever, în vederea facilitării comunicării interne și administrării sarcinilor împreună cu alte societăți din grupul Intelligent Apps GmbH, planificării și administrării resurselor umane de la nivel de grup (inclusiv asigurare personal, planificarea succesiunii, previziuni și bugete, decizii de investiție, training în legătură cu managementul performanței etc.), pentru facilitarea cooperării, comunicării și transferului de candidați în cadrul grupului Intelligent Apps GmbH.

Terți: Clever și/sau alte societăți din grupul Intelligent Apps GmbH vă pot transfera datele unor agenții guvernamentale și de reglementare, case naționale de asigurări sociale, instanțe și alte autorități guvernamentale, conform prevederilor legislației aplicabile, în baza Art. 6(1) (c) GDPR, și consultanților externi cu rol de operatori de date (de exemplu, avocați, contabili, auditori etc.) în baza Art. 6 (1) (f) GDPR.

Prestatori de servicii (din cadrul grupului Intelligent Apps GmbH și din afara acestuia): În cadrul operațiunilor sale comerciale normale, Clever încheie contracte cu prestatori de servicii terți sau cu alte societăți din cadrul grupului Clever în vederea desfășurării anumitor sarcini legate de resurse umane sau IT, de gestionarea resurselor umane la nivel global (beneficii la nivel global, recrutare la nivel global, crearea unui director global și distribuirea plăților salariale și a altor cheltuieli de compensare în rândul companiilor din grupul Intelligent Apps GmbH care beneficiază de contribuțiile angajaților Clever; furnizarea sistemelor și rețelelor globale securizate ca prestator de servicii pentru


companiile din grupul Intelligent Apps GmbH unde toate sau unele companii din grupul Intelligent Apps GmbH pot prelucra date cu caracter personal).

VI. Perioade de retenție

Datele cu caracter personal prelucrate în scopul menționat în prezenta vor fi păstrate:

i) cât este necesar, pentru procesul de recrutare al personalului, cât și

ii) ulterior, în cazul respingerii candidatului, în vederea unei posibile recrutări viitoare, pentru o altă poziție deschisă, aplicându-se perioada de retenție menționată mai jos, în cazul în care candidatul nu și-a exprimat anterior opțiunea de a i se șterge datele personale din baza de date Clever.

Dacă se inițiază o măsură legală sau disciplinară, Datele cu caracter personal pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile.

În principiu, vă vom păstra Datele cu caracter personal pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom elimina/șterge Datele dumneavoastră cu caracter personal din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora. Datele cu caracter personal vor fi șterse la 3 ani de la încheierea ultimului proces de recrutare realizat, cu excepția cazului în care deveniți angajat al Clever, caz în care se aplică perioada de retenție stabilită potrivit Notei de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal a angajaților.

VII. Drepturile dumneavoastră

Dacă v-ați declarat consimțământul cu privire la activitățile de Prelucrare, puteți retrage acest consimțământ în orice moment cu efecte viitoare. O astfel de retragere nu va afecta legalitatea Prelucrării anterior retragerii consimțământului.

În baza condițiilor prevăzute de legislația aplicabilă (GDPR), aveți următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces: Aveți dreptul de a vi se comunica, la cerere, dacă Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate, și dacă da, aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. Informațiile includ, printre altele, scopul Prelucrării, categoriile de date cu caracter personal afectate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate sau le vor fi divulgate Datele dumneavoastră cu caracter personal.

Aveți dreptul de a obține o copie a Datelor cu caracter personal prelucrate. Pentru copii

suplimentare, vă putem percepe o taxă rezonabilă, în baza costurilor administrative.

2. Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal incorecte. În funcție de scopul Prelucrării, aveți dreptul de a completa Datele cu caracter personal incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.

3. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Aveți dreptul de a ne solicita să vă

ștergem Datele cu caracter personal.


4. Dreptul la restricționare: Aveți dreptul de a solicita restricționarea Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate de noi doar în anumite scopuri.

5. Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi Datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat, în format structurat, comun și care poate fi citit de aparate, și aveți dreptul de a transmite aceste date unei alte entități fără obiecții din partea noastră.

6. Dreptul de a obiecta:

Aveți dreptul de a obiecta, pe motive legate de situația dumneavoastră, în orice moment, față de Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi, și ni se poate solicita să nu vă mai prelucrăm Datele cu caracter personal. Dacă aveți dreptul la obiecție și vi-l exercitați, nu vom mai prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost.

Acest drept poate fi invalidat în special dacă Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal este necesară pentru formalitățile aferente încheierii unui contract sau pentru îndeplinirea unui contract deja încheiat.

Vă rugăm să luați în considerare faptul că drepturile de mai sus pot fi limitate în baza legislației naționale aplicabile privind protecția datelor. Clever, în calitate de recrutor, rămâne punctul de contact central în vederea exercitării acestor drepturi.

De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

În situația în care doriți să va exercitați drepturile menționate anterior sau pentru orice întrebări vă rugăm să transmiteți cererea dumneavoastră la adresa de e-mail privacy@clevertaxi.com .